La pérdida total o parcial de un expediente judicial es una eventualidad que puede ocurrir en cualquier tipo de proceso, ya sea penal, civil, mercantil, contencioso o laboral, entre otros.
El extravío del expediente principal, también conocido como «la causa«, puede tener diversas causas. Estas pueden ser hechos de la naturaleza (como un terremoto o una inundación), sucesos accidentales (como un incendio o una fuga de agua por la ruptura de tuberías), o incluso hechos intencionales (como la sustracción del expediente por parte de funcionarios o terceros que se aprovechan de la falta de diligencia y vigilancia).
En cualquiera de estos casos, la pérdida o sustracción de un expediente judicial genera una serie de consecuencias y procedimientos que buscan, por un lado, determinar las responsabilidades a las que haya lugar y, por otro, garantizar la continuidad del proceso para atender la necesidad de justicia de las partes, quienes requieren contar con el legajo de actuaciones, escritos y decisiones ocurridas durante el proceso.
La Sala Constitucional del Tribunal Supremo de Justicia, en sentencia N.º 1220 del 27 de julio de 2025, al conocer una acción de revisión constitucional, ratificó el criterio reiterado y pacífico de la Sala de Casación Civil sobre el procedimiento a seguir en caso de extravío de un expediente. Los pasos son los siguientes:
- Orden de reconstrucción inmediata:El juez debe ordenar de manera apremiante la reconstrucción del expediente extraviado.
- Certificación del libro diario:El secretario del tribunal debe expedir una certificación de los asientos del libro diario. Es fundamental que estos asientos sean lo más detallados posible sobre el contenido de las actuaciones para verificar cómputos, lapsos procesales y demás diligencias.
- Notificación a las partes:Es necesario notificar a las partes con la celeridad del caso. Estas tienen la facultad de participar en la reconstrucción, consignando las copias de los documentos que posean.
- Notificación al Ministerio Público:Se debe notificar al Fiscal del Ministerio Público de la circunscripción judicial donde se encuentre el tribunal. Esta notificación tiene como objetivo investigar si el extravío constituye un hecho punible, pero no es una formalidad esencial que, de omitirse, cause indefensión o quebrante el debido proceso de reconstrucción.
- Pronunciamiento final:Debe emitirse un auto declarando reconstruido el expediente. La omisión de este pronunciamiento puede impedir a las partes impugnar la reconstrucción.
Es importante señalar que no existe un lapso específico para desarrollar este procedimiento en la ley o en la jurisprudencia comentada. Sin embargo, se entiende que debe ser expedito, rápido y con la máxima celeridad, en virtud de la garantía del debido proceso. La razón es que, mientras el expediente no se reconstruya, el proceso principal queda suspendido o paralizado.
Como recomendación para gestionar los riesgos de extravío de expedientes, se sugiere tramitar y obtener copias certificadas del expediente o de sus partes de manera regular. Estas copias servirían como instrumento fundamental para la reconstrucción. Además, se aconseja preservar copias o recibos de las actuaciones procesales presentadas y de los actos a los que se haya asistido, y revisar el expediente con frecuencia para verificar su existencia física en el archivo del tribunal.